SEによる技術家庭の特別授業

パソコンでの「悲劇」を防ぐ保存方法

パワーポイントでもワードでもパソコン操作で最も大事なことが何か分かりますか?
答えは、保存方法です。

 

  • データが全部消えた…
  • 1時間分の作業がパァだよ…
  • 最初から全部やり直しかよ…

 

すべて保存できなかったことによる悲劇です。

 

学校の授業でパソコンを使って課題をしているときだけでなく、社会人となって仕事をしているときにも起こり得ることです。どうしてこんな悲劇があちこちで起きてしまうのでしょうか。

 

それは、「保存」について多くの人が誤解をしているからです。

 

完成させてから保存するのではない、保存してから作り始める

誤解しているのは保存するタイミングです。
パワポでもワードでも文章を打ち込んで作業を終えてからファイルを保存してませんか?

 

大間違いです!
それでは悲劇が防げません。

 

悲劇は突然やってくるのです。
ファイルが完成するまで待ってくれないのです。

 

文字を打ち込んでる途中で画面が固まってしまった。
パソコンを再起動するしかない。データが残っていなかった…。

 

悲劇はこうして起こるのです。

 

何も打ち込んでいない状態でファイルに名前を付けて保存→上書き保存

悲劇を防ぐためには「最初」にファイルを保存してしまうことです。
「最初」とは、ファイルを新規作成するとき。

 

ワードやパワーポイントなどに何も打ち込んでいない状態でもファイルに名前を付けて保存することができます。こうしておいて、こまめに上書き保存をしていけばOK。

 

最も大事なことから先にやる。パソコン操作で最も大事なことは保存です。
完成してから保存するという先延ばしの考え方はやめましょう。

 

上書き保存は一発操作で

このとき大事になるのはこまめに上書き保存すること。
これを面倒くさがってはいけません。

 

そもそも、面倒だと思うほどのことではありません。
上書き保存は「一発操作」でできてしまいます。

 

「Ctrl」キーを押しながら「S」キーを押す
このキーボード操作だけで上書き保存ができます。

 

「メニューから選んで…」という上書き保存方法は面倒です。
「一発操作(ショートカットキーと言います)」を覚えてしまいましょう。

 

ちなみに、「Ctrl」キーと「S」キーは押しやすい位置にあります。
「Ctrl」キーはキーボードに2ヶ所ありますが、左下を使うのが便利。

 

キーボード左下にある「Ctrl」キーを左手親指で抑えると、人差し指が「S」キーを押しやすい位置になります。この指の位置を覚えてしまいましょう。

 

「上書き保存は、どのキーとどのキーだっけ?」なんて頭で考えるのではなく、指の位置で覚えてしまいましょう。これが最もよく使うキー操作だからです。

 

句読点を打つ感覚で上書き保存を!

一発操作で上書き保存ができるので、「出し惜しみ」せず、こまめに上書き保存をしましょう。ひとまとまりの文章を打ち終わったら上書き保存するぐらいでOK。

 

そうすることで「悲劇」が防げるのです。

 

  • ファイルを新規に作成するときは最初に名前を付けて保存
  • あとは「Ctrl」キーと「S」キーでこまめに上書き保存

 

この2つの基本操作を、ぜひ身につけてください。

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